AZIENDA INDUSTRIALE – Budget delle vendite:
progetto di pianificazione e previsione delle vendite
PROBLEMI
Mancanza di una cultura di budget: essendo un’azienda multinazionale e mancando un sistema condiviso e centralizzato per “fare” budget i dati venivano consegnati ai controller in forme e modi diversi con una conseguente enorme perdita di tempo da parte degli stessi per uniformare ed usufruire delle informazioni
Poca attendibilità delle informazioni: mancando uno strumento in grado di guidare e controllare i planners nella stesura del proprio budget di vendita le informazioni che giungevano ai controller erano il più delle volte errate o mancanti
Mancanza di dati “fermi”: a chiusura del processo di budget il più delle volte i dati venivano modificati o corretti perdendo di fatto la loro utilità
Lentezza nella fruibilità delle informazioni: i dati disponibili erano frammentati e conservati in diverse forme, di conseguenza per soddisfare le richieste di informazioni da parte dei top manager i tempi di attesa erano poco accettabili
Poca utilità dei dati inseriti: mancando un processo e un sistema in grado di aiutare i planners nell’inserimento dei dati di vendita i modi con cui questi venivano costruiti erano poco “pensati” e per lo più inseriti velocemente per rispettare i tempi di consegna piuttosto che ragionati sulla base dei dati reali o degli indicatori necessari
Impossibilità o eccessiva lentezza nell’usufruire di dati convertiti in un’unica valuta
Mancanza di una reportistica unica e condivisa: spesso i top manager si trovavano a discutere sulla base di dati diversi ed errati
RICHIESTE
Un sistema centralizzato di raccolta dei dati di budget finalizzato a:
- Aumentare la reperibilità delle informazioni
- Creare una cultura aziendale unica e condivisa in una realtà multinazionale
- Attestare la certezza sulla bontà dei dati inseriti
- Attestare la certezza sulla proprietà dei dati inseriti da parte dei singoli sales manager
- Impedire la modifica dei dati a processo chiuso
- Aumentare il controllo del processo di budget da parte dei supervisor
- Fornire una confrontabilità dei dati con lo storico piuttosto che con i dati reali o di forecast
- Creare una reportistica aziendale unica e facilmente reperibile da ogni parte del mondo
Un processo di budget in grado di gestire:
- Il caricamento automatizzato dei dati dai sistemi alimentanti
- La schedulazione delle regole di calcolo dei dati di consuntivo o dei dati necessari alla costruzione del budget
- Inserimenti in multi-valuta e conseguente visualizzazione dei dati aggregati in dollari americani o euro
- Il riproporzionamento immediato dei dati annui sui mesi
- L’inserimento automatico dei dati sulla base di regole dinamiche dettate dalle esigenze dei singoli sales manager
- I rapporti infragruppo e intercompany
SOLUZIONI
E’ stato realizzato un sistema in grado di:
- Automatizzare i processi di alimentazione e schedulare le regole di calcolo necessarie al processo di budget
- Fornire informazioni certe in tempi molto rapidi
- Avere un unico strumento per la costruzione del budget condiviso ed usufruibile da qualsiasi parte del mondo
- Garantire la proprietà dei dati inseriti attraverso l’implementazione di un sistema di provisioning
- Garantire la non modificabilità del dato di budget a processo chiuso
- Fornire, attraverso un workflow strutturato, ai supervisor uno strumento di controllo sullo stato di avanzamento lavori e sulla ownership a quel determinato momento
- Fornire, attraverso l’utilizzo di pre-costruite task list, ai planners una guida per l’inserimento dei dati di budget anche mediante l’utilizzo dinamico e l’esecuzione di regole ad hoc per singolo sales manager
- Fornire ai singoli utenti coinvolti nel processo di budget tutte le informazioni utili e necessarie per la costruzione dei dati quali dati storici, forecast ed indicatori specifici
- Gestire l’inserimento multi-valuta e la relativa conversione in dollari americani / euro
- Fornire strumenti veloci e flessibili per il riproporzionamento dei dati sui livelli più bassi delle varie gerarchie
- Gestire i rapporti infragruppo e intercompany
- Interfacciarsi con gli strumenti Office in modo tale da garantire una maggiore flessibilità e un minore scostamento dalle abitudini pregresse degli utenti coinvolti
- Fornire una reportistica aziendale unica e condivisa usufruibile da ogni parte del mondo sia da parte del top management che da parte dei singoli sales manager
AZIENDA INDUSTRIALE – Analisi dei costi variabili di vendita:
pianificazione e controllo di un budget sui costi variabili di vendita
PROBLEMI
Mancanza dei dati relativi ai costi di produzione per la maggior parte delle divisioni aziendali presenti nel mondo
Difficoltà nella costruzione dei calcoli delle aliquote di costo a causa dei molteplici fattori coinvolti nel processo di calcolo e alla mancanza di uno strumento adeguato per la determinazione delle stesse
Mancanza di un conto economico comprensivo dei dati di costo e quindi l’impossibilità di effettuare un’analisi completa del proprio processo produttivo e di vendita
Assenza della gestione dei rapporti infragruppo e intercompany
Mancanza di una cultura di budget dei costi
Mancanza di una reportistica di controllo sui dati di costo
RICHIESTE
Progettare ed implementare un processo di budget dei costi sulla base del modello Italia in modo tale da:
- Fornire a tutte le divisioni aziendali presenti nel mondo un unico modello di riferimento
- De-centralizzare l’inserimento dei dati di costo avvicinandoli ai centri di produzione
- Elaborare i dati di aliquota per centro di costo secondo regole certe e stabilite dal top management e con tempi di risposta immediati
- Allocare sui centri di costo diretti i dati di costo generati dai centri di costo indiretti mediante l’utilizzo di driver dinamici e flessibili
- Allocare sui centri di costo diretti i dati di costo generati dalle utilities mediante l’utilizzo di driver dinamici e flessibili
- Gestire i rapporti intragruppo e intercompany
- Gestire l’inserimento multi-valuta e la relativa conversione dei dati aggregati in dollari americani o euro
Fornire i dati di costo dei singoli centri di costo in modo tale da poterne valutare l’efficienza
Fornire al top management una reportistica unica e condivisa facilmente fruibile da ogni parte del mondo
Elaborare alla fine del processo un conto economico che unisca i dati di vendita e i dati di costo per le singole divisioni aziendali e per l’intero gruppo
SOLUZIONI
E’ stato realizzato un sistema in grado di:
- Automatizzare i processi di alimentazione e schedulare le regole di calcolo necessarie al processo di budget
- Fornire informazioni certe in tempi molto rapidi
- Sgravare il top management dal compito di raccogliere le informazioni necessarie al proprio ruolo
- Avere un unico strumento per la costruzione del budget sui costi condiviso ed usufruibile da qualsiasi parte del mondo
- Garantire la proprietà dei dati inseriti attraverso l’implementazione di un sistema di provisioning
- Garantire la non modificabilità del dato di budget a processo chiuso
- Fornire ai planner tutti gli indicatori necessari per la costruzione dei dati di aliquota
- Fornire, attraverso l’utilizzo di pre-costruite task list, ai planners una guida e una sequenza per l’inserimento dei dati, per singolo centro di costo, per la determinazione delle aliquote quali: ore uomo, elettricità, metano, manutenzione esterna, manutenzione interna, servizi alla produzione, materiale di consumo, materie prime, servizi, ecc.
- Fornire la possibilità di scegliere per ogni centro di costo indiretto il driver da utilizzare per la riallocazione sui centri di costo diretti
- Fornire regole di riallocazione rapide eseguibili manualmente o mediante schedulazione
- Generare il costo totale rapportando le aliquote generate con le quantità di vendita e le ore macchina/ ore uomo
- Gestire i rapporti infragruppo e intercompany
- Gestire la conversione delle valute
- Fornire ai controller tutti i report necessari al controllo dei dati sia mediante report condivisi sia mediante l’utilizzo di report ad hoc integrati con Office
- Raggruppare i dati di vendita e di costo e generare un conto economico completo disponibile a tutti gli utenti coinvolti
AZIENDA GDO – Analisi e budget delle vendite:
creare un sistema di reporting al fine di monitorare i consuntivi di vendita e raffrontarli con quelli di budget
PROBLEMI
Mancanza di un sistema di raccolta dei dati di vendita facilmente consultabile da parte dell’alta direzione
Mancanza di un sistema di stima per eventuali dati non pervenuti dalla barriera cassa dei singoli punti di vendita
Tempi di raccolta dei dati di vendita eccessivamente lunghi
Presenza di dati disomogenei tra le varie aree aziendali
Tempi di elaborazione di indicatori sensibili, quali ad esempio parità e progressivi, eccessivamente laboriosi e lunghi
Difficoltà nell’includere nell’analisi delle varie ASA i punti di vendita non diretti
Difficoltà nella gestione dei cambi di formato dei singoli punti di vendita
Impossibilità di valutare la bontà delle strategie aziendali adottate
Difficoltà nell’analisi sugli scostamenti tra i dati di actual e i dati storici
Mancanza di un processo di budget unico e condiviso
RICHIESTE
Creare un sistema in grado di raccogliere tutte le informazioni di vendita provenienti sia dai punti di vendita diretti che indiretti in modo tale da fornirle quotidianamente al top management mediante l’invio automatico di sms/mail e l’archiviazione automatica della reportistica nelle aree condivise
Creazione di regole di stima statistiche basate sulle serie storiche al fine di determinare i dati di incasso non pervenuti dal sistema alimentante a seguito di un qualsiasi problema verificatosi in barriera cassa
Gestione dei punti di vendita chiusi quel determinato giorno piuttosto che in quella determinata festività
Creazione di un modello in grado di gestire in maniera flessibile e facile il cambio formato dei punti di vendita
Creazione di un modello flessibile e facilmente gestibile per la determinazione della parità
Storicizzazione delle parità di ogni anno e creazione di un sistema che fornisca la possibilità di visualizzare i dati di vendita degli anni precedenti secondo la parità dell’anno scelto
Creazione degli indici di scostamento con i dati storici
Invio automatico via mail della reportistica verso i singoli punti di vendita
Gestione degli immessi,ammanchi, ore lavorate, vendite nette, ecc.
SOLUZIONI
E’ stato realizzato un sistema in grado di:
- Automatizzare il caricamento giornaliero degli incassi
- Schedulare le regole di calcolo costruite al fine di: stimare gli incassi non pervenuti mediante algoritmi statistici basati sulla serie storica disponibile, calcolare i dati di progressivo a quel determinato giorno e determinare la parità dei vari anni
- Gestire facilmente la scelta dei punti di vendita chiusi in quel determinato giorno
- Gestire in maniera flessibile e facile l’eventuale cambio formato di un punto di vendita
- Raffrontare i dati di vendita con gli anni precedenti con la possibilità inoltre di scegliere la parità da utilizzare per definire il paniere di negozi da includere negli indicatori
- Inviare via sms e via mail i dati di incasso a totale azienda e a parità con relativi scostamenti rispetto alla settimana precedente e all’anno (-1) al top management
- Generare e archiviare automaticamente la reportistica relativa ai dati di incasso nell’area aziendale condivisa
- Automatizzare i caricamenti di immessi,ammanchi, ore lavorate, vendite nette, ecc o calcolarne il risultato laddove necessario mediante l’utilizzo di regole flessibili e schedulabili.
- Elaborare un budget top/down con la riallocazione dei dati sull’intera gerarchia sulla base di driver flessibili. I dati ribaltati automaticamente dal sistema potevano essere a loro volta rettificati dai planner di livello inferiore sino ad arrivare al livello più basso della gerarchia. Un complesso sistema di regole manteneva inalterato il dato a totale precedentemente inserito riproporzionando l’eventuale differenza generata dagli input di livello inferiore. Un workflow completava il processo di budget fornendo ai supervisori la possibilità di verificare lo stato di avanzamento dei lavori e l’owner di processo a quel dato momento